Eine Freundin von mir kümmert sich um die Buchhaltung für kleine Unternehmen. Letzte Woche schickte ihr eine Kundin per SMS ein Foto einer Rechnungsübersicht und bat sie, diese in Excel zu erstellen. Sie ließ die Datei durch einen Konverter laufen – zweimal, mit zwei verschiedenen Tools. Das erste Tool brachte die Zeilen durcheinander. Das zweite erzeugte eine Tabelle, in der jede Sendungsnummer als 1,23457E+17 angezeigt wurde. Sie gab auf und tippte das Ganze von Hand ein, dann fragte sie mich: „Sind all diese Bild-zu-Excel-Tools einfach nur schlecht?“
Ich bat sie, mir das Originalfoto zu schicken. Es war schräg aufgenommen, mit einem großen Schatten in einer Ecke und einem halben Schreibtisch im Hintergrund. Kein Tool der Welt hätte das sauber einlesen können.
Bevor Sie also dem Konverter die Schuld geben, erfahren Sie hier, wie Sie ein Bild einer Tabelle korrekt in Excel einfügen – vom Aufnehmen des Fotos bis zur Korrektur der Zahlen, die Excel selbst verfälscht.
Was tatsächlich passiert, wenn man ein Bild in Excel konvertiert
Viele Menschen gehen davon aus, dass, wenn sie eine Tabelle im Bild sehen können, jedes Versagen beim Extrahieren bedeutet, dass das Tool defekt ist. Sicher, die Technologie hat echte Grenzen – aber die meisten schlechten Ergebnisse entstehen dadurch, dass dem Tool eine schlechte Ausgangsbasis geliefert wird. Du kannst das Raster mit deinen Augen sehen. Die Maschine kann das oft nicht.
So funktioniert das Tool bei einer Konvertierung tatsächlich: Zunächst scannt die Texterkennung das Bild und umrandet jeden gefundenen Textabschnitt mit einem Kästchen. Anschließend liest die Erkennung jedes Kästchen aus und wandelt den Text in tatsächliche Zeichen um. Anschließend ordnet das Tool jeden Textabschnitt anhand seiner Position im Verhältnis zueinander und zu den Rasterlinien einer Zeile und Spalte zu und baut so die Tabellenstruktur wieder auf. Schließlich, wenn die Tabelle erstellt ist, entscheidet es, ob jede Zelle eine Zahl, ein Datum oder einfachen Text enthalten soll.
Jeder dieser Schritte hängt von der Qualität des Bildes ab, das Sie dem Tool zur Verfügung stellen. Deshalb ist das Foto wichtiger als das Tool.
Das Foto entscheidet über alles
Ist dir schon einmal aufgefallen, dass Screenshots fast perfekt konvertiert werden? Ein Screenshot ist absolut gerade, gleichmäßig ausgeleuchtet, ohne Schatten und ohne Verzerrungen – die einfachste Eingabe, die es gibt. Scanner liegen an zweiter Stelle, mit fast ebenso sauberen Ergebnissen.
Zu den Katastrophen zählen schräg aufgenommene Handyfotos mit starken Schatten und viel Unordnung rund um den Tisch. Diese drei Faktoren beeinträchtigen die Erkennung und Strukturierung stärker als es jede Einschränkung des Tools jemals tun könnte.
Fünf Regeln für das Fotografieren eines Tisches, nach Wichtigkeit geordnet:
- Fotografiere frontal – nicht schräg
- Gleichmäßige Beleuchtung, keine Schatten auf der Seite
- Hintergrund ausschneiden – Schreibtisch, Hände, andere Dokumente
- Eine Tabelle pro Bild
- Halten Sie das Smartphone parallel zur Seite, damit das Raster rechteckig bleibt
Haben Sie bereits Fotos, die gegen diese Regeln verstoßen? Machen Sie noch keine neuen Aufnahmen. Verarbeiten Sie sie zunächst mit dem Dokumentenscan-Tool – es korrigiert die Perspektive, gleicht den Hintergrund aus und beseitigt Schatten. Ein korrigierter Scan lässt sich deutlich besser konvertieren als das Rohfoto. Und wenn die Tabelle handschriftliche Notizen oder Berechnungen enthält, löschen Sie diese zunächst mit dem Tool zur Handschrifterkennung – eine Mischung aus gedrucktem Text und Handschrift ist für OCR besonders schwer zu unterscheiden.
Verfälschte Zahlen nach der Konvertierung? Meistens liegt es an Excel, nicht am Tool
Das ist der Teil, den fast niemand erklärt. Man öffnet die konvertierte Tabelle und sieht: Eine Sendungsverfolgungsnummer, die als 1,23457E+17 angezeigt wird, die führenden Nullen bei Telefonnummern fehlen, „1,2“ wird plötzlich als 2. Januar angezeigt. Acht von zehn Leuten kommen zu dem Schluss, dass der Konverter Mist ist.
Oftmals ist jedoch Excel dafür verantwortlich. Excel hat eine Eigenart: Alles, was wie eine Zahl aussieht, wird auch als solche behandelt. Die Folgen sind weitreichend:
- Zahlen mit mehr als 11 Stellen werden in wissenschaftlicher Notation angezeigt – daher kommt das „E+17“
- Zahlen mit mehr als 15 Stellen verlieren alles nach der 15. Stelle, die durch permanente Nullen ersetzt wird. Das ist das Schlimmste: Es handelt sich um einen Präzisionsverlust, und eine Änderung des Formats bringt die Stellen nicht zurück
- Einträge wie „1,2“ oder „3–5“ werden automatisch in Datumsangaben umgewandelt
- Führende Nullen in Zahlen wie „007“ werden stillschweigend entfernt
Sobald man die Ursache kennt, sind die Lösungen einfach:
- 15 Stellen oder weniger: Die Daten sind intakt, sie werden nur falsch angezeigt. Verwende „Daten“ → „Text in Spalten“ und wähle im letzten Schritt „Text“ aus – die Zahl wird wiederhergestellt
- Mehr als 15 Ziffern: Die Ziffern sind bereits verloren gegangen. Konvertiere die Daten erneut und stelle das Format dieser Spalte unmittelbar nach dem Herunterladen auf „Text“ ein
- Für die Zukunft: Wenn Sie lange Zahlen manuell in Excel einfügen, formatieren Sie die Spalte zunächst als „Text“ und fügen Sie sie dann ein. Eine Gewohnheit, keine Probleme in der Zukunft
Der vollständige Arbeitsablauf in drei Schritten
Schritt 1 – Bereite das Bild richtig vor. Ein Screenshot ist ideal. Bei Fotos: frontal aufgenommen, gleichmäßige Beleuchtung, keine Schatten, Hintergrund beschnitten, eine Tabelle pro Aufnahme. Lass das Bild anschließend durch das Dokument-Scan-Tool laufen, um Perspektive und Schatten zu korrigieren. Falls sich handschriftliche Markierungen auf der Tabelle befinden, entferne diese vor der Konvertierung mit der Handschriftenentfernung.
Schritt 2 – Konvertieren. Lade das Bild in den Bild-zu-Excel-Konverter hoch und lade die .xlsx-Datei herunter. Alles läuft in deinem Browser – du musst keine Software installieren, und deine Bilder werden nicht gespeichert.
Schritt 3 – Überprüfen. Drei Minuten, das ist unverhandelbar. Vergleichen Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten mit dem Original – sollten nur ein paar abweichen, korrigieren Sie diese von Hand; ist das Layout stark durcheinander, machen Sie das Foto lieber noch einmal, anstatt ein fehlerhaftes Bild fünfmal erneut zu verarbeiten. Überprüfen Sie anschließend die Formate, insbesondere lange Zahlen und Datumsangaben, die beiden am häufigsten verfälschten Typen. Ändern Sie alle falsch dargestellten Werte in „Text“.
(Wenn Ihre Quelle ein PDF statt eines Fotos ist, sehen die Probleme etwas anders aus – lesen Sie dazu unseren Leitfaden darüber, warum Tabellen bei der Konvertierung von PDF in Excel zerfallen.)
Häufig gestellte Fragen
In meiner konvertierten Tabelle sind Zeilen und Spalten verschoben. Was soll ich tun?
Schauen Sie sich zunächst das Bild noch einmal an. Schräge Aufnahmen, starke Schatten und mehrere Tabellen in einem Bild sind die drei häufigsten Ursachen. Machen Sie das Foto noch einmal oder scannen Sie es zunächst ein – das ist besser, als ein fehlerhaftes Bild fünfmal durch verschiedene Tools laufen zu lassen. Wenn nur zwei oder drei Zeilen verschoben sind, korrigieren Sie diese einfach manuell.
Können zusammengeführte Zellen wiederhergestellt werden?
Einfache Zusammenführungen bleiben in der Regel erhalten; komplexe oft nicht. Vergleiche das Ergebnis mit dem Original und füge die wenigen Zellen, bei denen es nötig ist, erneut zusammen – das dauert etwa eine Minute.
Kann das Programm handgeschriebene Zahlen lesen?
Einige, aber die Fehlerquote ist weitaus höher als bei gedrucktem Text. Überprüfen Sie handgeschriebene Beträge und Mengen einzeln anhand des Originals. Überspringen Sie diesen Schritt nicht.
Meine langen Zahlen wurden zu 1,23E+17. Können sie wiederhergestellt werden?
Das kommt darauf an. Wenn es sich nur um die Darstellung (wissenschaftliche Notation) handelt, ändern Sie das Zellenformat, und die Zahl wird wiederhergestellt. Wenn die Zahl mehr als 15 Stellen hatte, wurden die zusätzlichen Stellen dauerhaft auf Null gesetzt – konvertieren Sie die Zahl erneut und stellen Sie die Spalte sofort auf „Text“ ein.
Muss ich Software installieren oder ein Konto erstellen?
Nein. Das Tool „Bild in Excel“ läuft in Ihrem Browser: hochladen, konvertieren, herunterladen. Ihre Bilder werden nicht gespeichert.
Ein Satz, den Sie sich merken sollten: Bei „Bild-zu-Excel“ hängt das Ergebnis fast ausschließlich vom Originalbild ab. Halten Sie sich an die Reihenfolge – zuerst bereinigen, dann konvertieren, zuletzt überprüfen – und Ihre Tabellen sind fast immer sofort einsatzbereit.
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