So speichern Sie ein Word-Dokument kostenlos online als PDF

Kein Word erforderlich: Der Word-zu-PDF-Konverter von WhizPDF wandelt eine .docx-Datei mit nur einem Upload in ein PDF um, das sofort geteilt werden kann – Schriftarten, Tabellen und Bilder bleiben an ihrer Stelle erhalten, und das funktioniert auch im Browser eines Smartphones genauso. Kostenlos, ohne Konto, ohne Wasserzeichen. Hochladen, ein paar Sekunden warten, herunterladen.

Word als PDF speichern: Klicken Sie oben auf „Dateien auswählen“, um Ihre Word-Datei hochzuladen und ein PDF-Dokument zu erhalten.

Die Word-eigene Funktion „Datei > Speichern unter > PDF“ funktioniert ebenfalls einwandfrei, wenn die Anwendung auf dem Computer vor Ihnen installiert ist – die Schritte dazu finden Sie weiter unten. Was die meisten Anleitungen auslassen, ist alles, was nach dem Speichern passiert: Schriftarten, die sich unbemerkt austauschen, Kommentare von Korrekturlesern, die in die PDF-Datei übernommen werden, oder eine Datei, die das Limit für E-Mail-Anhänge sprengt. Das sind die Fehlerquellen, für deren Behebung es sich lohnt, fünf Minuten Ihrer Zeit zu investieren. Beide Vorgehensweisen finden Sie hier, zusammen mit den Überprüfungen, die verhindern, dass Ihnen eine PDF-Datei peinlich wird.

Ein Word-Dokument online in ein PDF konvertieren (kein Word, keine Installation)

Drei Einschränkungen, die du vor dem Hochladen beachten solltest. Alte .doc-Dateien lassen sich zwar konvertieren, aber .docx-Dateien werden zuverlässiger dargestellt – wenn du die Datei in Word öffnen kannst, speichere sie zunächst als .docx. Makroinhalte werden ignoriert, sodass ein makrogesteuertes Formular als einfache Seiten ausgegeben wird. Ein passwortgeschütztes Dokument muss vor der Konvertierung entsperrt werden – der Konverter kann den durch das Passwort geschützten Inhalt nicht lesen.

Als PDF aus Word selbst speichern (Windows, Mac und im Web)

Wenn Word gerade geöffnet ist, kostet die integrierte Methode keinen zusätzlichen Aufwand:

• Windows: „Datei“ > „Speichern unter“ > wähle „PDF“ aus der Dropdown-Liste der Dateitypen > „Speichern“. (Datei > Exportieren > PDF/XPS erstellen führt zum gleichen Ergebnis – im Microsoft-eigenen Blog werden „Speichern unter“ und „Exportieren“ für alltägliche Dokumente als nahezu austauschbar behandelt.) Klicken Sie vor dem Speichern auf „Optionen“: Hier finden sich die Einstellungen für Seitenbereich, Lesezeichen und Größe, was im Folgenden wichtig ist.
• Mac: „Datei“ > „Speichern unter“ > „Dateiformat“ auf „PDF“ setzen > „Speichern“. Der Druckweg funktioniert ebenfalls: „Datei“ > „Drucken“ > PDF-Dropdown-Menü > „Als PDF speichern“.
• Word im Web: „Datei“ > „Exportieren“ > „Als PDF herunterladen“ – oder „Als PDF mit Kommentaren herunterladen“, falls es auf die Kommentare ankommt.

All das erzeugt eine PDF-Datei in weniger als einer Minute. Der Haken ist, was „weniger als eine Minute“ nicht verrät – in den nächsten beiden Abschnitten geht es darum, wo bei PDFs tatsächlich Fehler auftreten.

Warum Ihre PDF-Datei nicht wie Ihr Dokument aussieht

Die häufigste Rückmeldung lautet nicht „Ich konnte es nicht konvertieren“ – sondern „Das PDF sieht anders aus“. Eine Schriftart ändert sich, ein Absatz wird neu gesetzt, die Seitenzahl verschiebt sich. Bei Schriftarten treten an zwei Stellen Probleme auf, und es ist hilfreich zu wissen, um welche es sich handelt. Wenn die Schriftart dem Programm, das die Konvertierung durchführt, nicht zur Verfügung steht, ersetzt Word sie bereits vor der Erstellung der PDF-Datei – Buchstabenbreiten ändern sich, Zeilen werden neu angeordnet, und aus einem zweiseitigen Lebenslauf werden drei Seiten. Wenn die Schriftart zwar in die PDF-Datei übernommen, aber nicht eingebettet wurde, zeigt sich der Fehler stattdessen auf dem Bildschirm des Empfängers: Sein PDF-Reader ersetzt sie durch eine andere Schriftart. Dieser zweite Fehler ist der Grund, warum Microsofts eigener Speicherdialog eine Option namens „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet werden können“ enthält – in der Beschreibung wird gewarnt, dass ohne diese Option „der PDF-Reader möglicherweise eine andere Schriftart einsetzt“. Durch das Einbetten der Schriftart werden beide Probleme vermieden.

Lösungen, geordnet nach Aufwand:

• Schriftarten einbetten: „Datei“ > „Optionen“ > „Speichern“ > „Schriftarten in die Datei einbetten“ aktivieren. Nun wird die Schriftart mit dem PDF mitgeliefert, unabhängig davon, welche Schriftarten der Empfänger installiert hat. (Einige Schriftarten sind so lizenziert, dass sie überhaupt nicht eingebettet werden dürfen – sollte Ihre Schriftart dazu gehören, wechseln Sie die Schriftart.)
• Oder verwenden Sie Schriftarten, die überall verfügbar sind: Arial, Times New Roman und Georgia sind standardmäßig in Windows und auf dem Mac enthalten, Calibri in Office – auf den meisten Rechnern der Empfänger gibt es nichts, was ersetzt werden müsste.
• Überprüfen Sie die richtige Vorschau. Ein PDF entspricht der Druckvorschau von Word, nicht der Bearbeitungsansicht. Wechseln Sie vor der Konvertierung zur Druckansicht (oder drücken Sie Strg+P und sehen Sie sich den Vorschaubereich an) – ein Textfeld, das in der Bearbeitungsansicht höflich neben einem Absatz schwebt, kann beim Drucken darüber liegen.

Die 60-Sekunden-Prüfung vor dem Versenden

Führen Sie diese Liste bei jeder PDF-Datei durch, die an einen Personalvermittler, einen Professor oder einen Kunden geht:

1. Nehmen Sie alle nachverfolgten Änderungen an oder lehnen Sie sie ab und löschen Sie die Kommentare. Markierungen werden nur dann in die PDF-Datei übernommen, wenn in den Speicheroptionen von Word „Dokument mit Markierungen anzeigen“ ausgewählt ist – aber die sicherste Vorgehensweise ist ein sauberes Dokument, nicht die Überprüfung der Einstellungen. Microsoft empfiehlt selbst, nachverfolgte Änderungen vor der Konvertierung zu bearbeiten.
2. Klicken Sie auf jeden Link im PDF. Links bleiben bei der Konvertierung erhalten, wenn sie als echte Hyperlinks vorliegen – eingegebene URLs werden in der Regel automatisch zu Links, eingefügte bleiben jedoch oft als reiner Text erhalten. Im Zweifelsfall markieren Sie die URL und drücken Sie vor der Konvertierung Strg+K. Eine damit verbundene Falle: Das Drucken als PDF, auf das viele schwören, kann anklickbare Links komplett deaktivieren, da der Druckertreiber die Seite nur als Darstellung wiedergibt.
3. Möchtest du eine anklickbare Gliederung in einem langen Dokument? Wende zunächst die Überschriftenformate von Word an und wähle dann in den Speicheroptionen „Lesezeichen erstellen anhand von: Überschriften“ aus. Das PDF erhält so ganz automatisch ein Navigationsfenster.
4. Vergleichen Sie die Dateigröße mit dem Zielort. Die meisten E-Mail-Anbieter begrenzen Anhänge auf etwa 20–25 MB; Bewerbungsportale sind oft noch strenger.
5. Öffne die PDF-Datei und blättere sie einmal durch – jede Seite einmal. Achte auf die Fehler, die man auf den ersten Blick erkennt: eine halbierte Kopfzeile, ein Bild auf der falschen Seite, eine Seitenzahl, die zurückgesetzt wurde.

Wenn die PDF-Datei zu groß für den E-Mail-Versand ist

Zwei Einstellungen verkleinern eine Word-zu-PDF-Datei, bevor Sie sie exportieren. Erstens bietet der Speicherdialog von Word die Optionen „Standard“ (Bilder in Druckqualität) und „Minimale Größe“ (heruntergerechnete Bilder, auf dem Bildschirm gut, im Druck unscharf) an – wählen Sie „Minimale Größe“ nur, wenn die Datei für die Ansicht am Bildschirm und nicht für den Drucker bestimmt ist. Zweitens: Komprimieren Sie die Bilder direkt in Word: „Bildformat“ > „Bilder komprimieren“. Die Standardeinstellung von Word zielt auf etwa 220 ppi ab, was mehr ist, als ein Bildschirm jemals benötigt.

Haben Sie bereits eine sperrige PDF-Datei exportiert und möchten das Dokument nicht noch einmal bearbeiten? Die Bearbeitung mit einem Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, zu große PDF-Dateien für den E-Mail-Versand zu verkleinern, dauert nur wenige Sekunden und sorgt dafür, dass der Text scharf bleibt.

Ein Stapel Word-Dateien, eine PDF-Datei

Nehmen wir an, es handelt sich um fünf Kapitel oder um einen Lebenslauf plus Anschreiben plus Portfolio. Zwei Möglichkeiten:

• Alles auf einmal konvertieren und dann zusammenführen. Konvertieren Sie alle Dateien im Stapelverfahren und führen Sie die PDFs anschließend zu einer einzigen Datei zusammen. Das geht am schnellsten, wenn jedes Dokument fertig ist und Sie nur einen Anhang benötigen.
• Zuerst zusammenführen, dann einmal konvertieren. Oder führen Sie die Word-Dokumente zuerst zusammen und führen Sie dann eine einzige Konvertierung durch. Der Vorteil sind fortlaufende Seitenzahlen und eine einheitliche Gliederung im gesamten Dokument – eine zuerst zusammengeführte und dann konvertierte Datei liest sich wie ein einziges Buch, während zuerst konvertierte und dann zusammengeführte Dateien sich wie aneinandergheftete Kapitel lesen. Der Nachteil: Überschriftenformate und Abschnitteinstellungen können beim Zusammenführen von Word-Dokumenten zu Konflikten führen; sehen Sie sich daher das Ergebnis genau an.

Entscheiden Sie anhand der Seitenzahlen. Wenn das Dokument eine durchgehende Seitenzahlierung benötigt – beispielsweise ein Bericht mit Inhaltsverzeichnis –, führen Sie zuerst die Zusammenführung durch. Wenn jeder Teil ohnehin seine eigene Nummerierung behält, führen Sie die Stapelverarbeitung und anschließende Zusammenführung durch.

Quellen

• Microsoft-Support – Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office-Desktop-Anwendungen: Details zum Dialogfeld „Speicheroptionen“, einschließlich „Dokument mit Markierungen anzeigen“, Lesezeichen aus Überschriften, „Bitmap-Text, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind“, Standard- vs. Mindestgröße sowie PDF-Passwortverschlüsselung.
• Microsoft Word-Blog – So speichern Sie ein Word-Dokument als PDF: Der Unterschied zwischen „Speichern“ und „Exportieren“ sowie eine Anleitung zum Beheben von Änderungsverfolgungen vor der Konvertierung.